Как отправлять приглашения по электронной почте
Отправляйте гостям красиво оформленные приглашения по электронной почте, уведомления save-the-date, напоминания, обновления по событию и благодарственные письма прямо из панели управления Fotify. Настраивайте внешний вид и содержание каждого письма с помощью собственных изображений, сообщений, цветов и шрифтов — затем планируйте отправки, автоматизируйте напоминания и отслеживайте открытия, клики и ответы в реальном времени.
Начало работы
- Перейдите в панель управления событием на dashboard.fotify.app
- Выберите событие и нажмите "RSVP" на боковой панели
- Откройте вкладку "Email"
Перед отправкой писем убедитесь, что вы добавили гостей в список с действительными адресами электронной почты.
Покупка email-кредитов
Email-приглашения используют систему на основе кредитов. Перед отправкой необходимо приобрести кредиты:
- На вкладке Email вы увидите доступные пакеты кредитов
- Выберите размер пакета и нажмите "Купить кредиты"
- Завершите оплату через Stripe
- Кредиты будут сразу добавлены к вашему событию
Кредиты привязаны к конкретному событию и не переносятся между событиями. Вы можете купить дополнительные кредиты в любое время. Автоматические письма с подтверждением RSVP бесплатны и никогда не расходуют кредиты.
Типы email-шаблонов
Fotify предоставляет шесть типов писем, которые можно отправлять, а также одно автоматическое письмо — каждое предназначено для определенного этапа вашего события:
Save the Date
Предварительное объявление, которое отправляется заранее, чтобы гости знали о предстоящем событии. Кнопка RSVP не включается — только сообщение в духе "официальное приглашение скоро будет отправлено" и ссылки для добавления в календарь, чтобы гости могли сразу зарезервировать дату. Идеально подходит для отправки за несколько недель или месяцев до события.
Приглашение
Основное письмо с полной информацией о событии, ссылками для добавления в календарь и кнопкой RSVP, которая ведет напрямую на персональную страницу RSVP каждого гостя. Это главное письмо, которое вы отправляете для сбора ответов. Каждый гость может получить приглашение до двух раз, поэтому позже вы можете отправить повторное письмо — например, только тем гостям, которые не открыли первое.
Напоминание
Повторное письмо для гостей, которые еще не ответили. Включает бейдж обратного отсчета с количеством дней до события и уведомление о том, что они еще не ответили. Отправляется только гостям со статусом RSVP "Без ответа". Напоминания также могут отправляться автоматически, когда приближается срок ответа RSVP — см. Планирование и автоматизация.
Обновление события
Используется, когда меняются детали — новая площадка, другое время, обновленная логистика. Отправляет ваше пользовательское сообщение вместе с актуальной информацией о событии и обновленными ссылками для добавления в календарь. Можно отправить до трех раз каждому гостю.
Отмена
Если событие отменено, уведомите всех гостей сразу с помощью понятного сообщения об отмене. Одно письмо на гостя.
Благодарность и фотографии
Письмо после события с благодарностью гостям за участие — кнопка в нем ведет прямо в фотогалерею вашего события, чтобы гости могли заново пережить этот день и загрузить свои фотографии. Лучше всего отправлять аудитории "гости, которые присутствовали" или "гости, которые приняли приглашение" через день или два после события. Одно письмо на гостя.
Подтверждение RSVP (автоматическое)
Когда гость отвечает на ваше приглашение, Fotify автоматически отправляет ему письмо с подтверждением его ответа (придет или нет, а также размер его группы), деталями события и ссылками для добавления в календарь. Вы можете настраивать его содержание так же, как любой другой шаблон, но вручную оно не отправляется — и оно полностью бесплатно, кредиты на него никогда не расходуются.
Настройка писем
Нажмите "Настроить" на карточке любого шаблона, чтобы открыть редактор. Предпросмотр в реальном времени рядом с формой обновляется по мере ввода, поэтому вы всегда видите именно то, что получат гости. Вы можете настроить:
Содержание
| Поле | Описание |
|---|---|
| Имя отправителя | Имя отправителя, которое гости видят в своем почтовом ящике (например, "Sarah & John"). Сам адрес электронной почты остается на проверенном домене Fotify для лучшей доставляемости — настраивается только отображаемое имя. Оставьте поле пустым, чтобы использовать "Fotify" в качестве имени отправителя. |
| Имя организатора | Ваше имя или название организации (показывается в тексте письма, в деталях события) |
| Название события | Название вашего события |
| Тема письма | Пользовательская тема письма (оставьте пустой, чтобы использовать значение по умолчанию). Поддерживает плейсхолдеры персонализации |
| Заголовок / главный заголовок | Основной текст заголовка (например, "Вы приглашены!"). Поддерживает плейсхолдеры персонализации |
| Пользовательское сообщение | Личное сообщение для ваших гостей. URL автоматически преобразуются в кликабельные ссылки. Поддерживает плейсхолдеры персонализации |
| Текст кнопки | Пользовательский текст CTA-кнопки (недоступно для Save the Date) |
| Email для ответа | Куда будут приходить ответы гостей (по умолчанию — email вашей учетной записи) |
Персонализация с помощью плейсхолдеров
Поля Тема письма, Заголовок / главный заголовок и Пользовательское сообщение поддерживают плейсхолдеры персонализации — те же, что используются в вашем шаблоне сообщения приглашения. При отправке каждый плейсхолдер заменяется собственными данными получателя, поэтому одно письмо может приветствовать каждого по имени.
| Плейсхолдер | Заменяется на |
|---|---|
{{FIRSTNAME}} | Имя гостя (или его отображаемый псевдоним, если задан) |
{{LASTNAME}} | Фамилия гостя |
{{FULLNAME}} | Полное имя гостя |
{{EMAIL}} | Адрес электронной почты гостя |
{{RSVP_LINK}} | Персональная ссылка RSVP гостя |
В редакторе доступные плейсхолдеры показаны как кликабельные элементы под полем сообщения — нажмите на один, чтобы скопировать его, затем вставьте в любое из поддерживаемых полей. Например, тема {{FIRSTNAME}}, you're invited! будет доставлена как "Maria, you're invited!". Если у гостя нет значения для плейсхолдера (например, нет фамилии), он просто заменяется пустым значением.
Изображения
- Обложка — главное изображение, которое отображается во всю ширину в верхней части письма. Нажмите область загрузки или перетащите файл, чтобы добавить изображение.
- Дополнительные изображения — дополнительные изображения, отображаемые в теле письма. Нажмите кнопку +, чтобы добавить еще.
Изображения загружаются в безопасное облачное хранилище и встраиваются с долгосрочными URL, чтобы они надежно отображались во всех почтовых клиентах.
Стиль письма (тема)
Выберите одну из 8 визуальных тем, чтобы она соответствовала стилю вашего события:
| Тема | Лучше всего подходит для |
|---|---|
| Fotify Dark | Темная тема по умолчанию с акцентами маджента и золота |
| Elegant Ivory | Свадьбы и официальные события — кремовые тона и шрифты с засечками |
| Modern Slate | Корпоративные события — темно-синий с акцентами индиго |
| Romantic Rose | Свадьбы и романтические события — мягкие розовые тона и шрифты с засечками |
| Garden Green | События на открытом воздухе — свежий зеленый с изумрудными акцентами |
| Midnight Blue | Гала-вечера и вечерние события — глубокий фиолетовый с сиреневыми акцентами |
| Warm Sunset | Неформальные праздники — теплые тона с оранжевыми акцентами |
| Minimal White | Чистый и профессиональный стиль — белый с черными акцентами |
Предпросмотр в реальном времени обновляется мгновенно при смене темы.
Предпросмотр и тестирование
Предпросмотр
Редактор показывает предпросмотр в реальном времени, который обновляется по мере ввода — включая несохраненные изменения, ваши изображения и выбранную тему. Вы также можете нажать "Предпросмотр" на карточке любого шаблона для просмотра в полном размере. Используйте раскрывающийся список языков, чтобы посмотреть письмо на разных языках.
Отправка тестового письма
Нажмите "Отправить тест", чтобы отправить тестовое письмо на свой адрес электронной почты. Тестовые письма:
- Бесплатны и не расходуют кредиты
- Содержат префикс [TEST] в теме письма
- Используют пример данных гостя (например, "Test Guest" в качестве имени), поэтому любые плейсхолдеры персонализации подставляются из этих примерных данных и тестовой ссылки предпросмотра
Всегда отправляйте тест перед первой массовой рассылкой, чтобы убедиться, что письмо корректно выглядит в вашем почтовом ящике.
Отправка писем
Отправка группе гостей
- В разделе "Отправка писем" нажмите кнопку для типа письма, который хотите отправить
- Выберите аудиторию — кто должен получить это письмо:
- Все гости — каждый гость с адресом электронной почты
- Гости, которые еще не ответили — только ожидающие RSVP
- Гости, которые приняли / отклонили / присутствовали — фильтр по ответу
- Гости, которые не открыли предыдущее письмо — повторное обращение к неактивным гостям (отлично подходит для второй отправки приглашения)
- Диалог точно показывает, сколько гостей получит письмо — и почему некоторые будут пропущены (уже получили его, отписались, предыдущие письма вернулись с ошибкой)
- Выберите язык по умолчанию для гостей, у которых не задан конкретный язык
- Нажмите "Отправить" — или отметьте "Запланировать на позже", чтобы вместо этого выбрать дату и время
Письма ставятся в очередь и отправляются в фоновом режиме. Раздел статистики обновляется в реальном времени, пока идет отправка.
Отправка отдельным гостям
В таблице статусов email гостей в каждой строке гостя отображаются доступные действия отправки:
- Значок отправки (розовый) — отправить приглашение этому гостю. Число рядом показывает, сколько отправок приглашения осталось для этого гостя.
- Значок колокольчика (синий) — отправить напоминание этому гостю (только для гостей без ответа)
- Значок истории (серый) — посмотреть все письма, которые получил этот гость, с отметками времени отправки, доставки, открытия и клика
Лимиты отправок на гостя
Чтобы предотвратить спам и защитить вашу репутацию отправителя, количество отправок на гостя ограничено по типу письма:
| Тип письма | Отправок на гостя |
|---|---|
| Save the Date | 1 |
| Приглашение | 2 |
| Напоминание | 1 |
| Обновление события | 3 |
| Отмена | 1 |
| Благодарность и фотографии | 1 |
Когда гость достигает лимита для определенного типа письма, дальнейшие отправки этого типа блокируются. Неудачные отправки не учитываются в лимите.
Планирование и автоматизация
Запланировать отправку на позже
При отправке любого типа письма группе отметьте "Запланировать на позже" в диалоге подтверждения и выберите дату и время. Запланированные отправки отображаются в списке Запланированные отправки, где их можно отменить в любое время до выполнения. Когда запланированная отправка завершится, в списке будет показано, сколько писем было поставлено в очередь и пропущено.
Автоматические напоминания
Если для вашего приглашения задан срок ответа RSVP, вы можете поручить Fotify отправку напоминаний:
- Нажмите "Настроить" в шаблоне Напоминание
- Включите "Автоматические напоминания"
- Выберите, за сколько дней до срока RSVP должно быть отправлено напоминание
Когда срок приблизится, Fotify автоматически отправит письмо каждому гостю, который еще не ответил. Каждый гость получает не более одного напоминания — независимо от того, было оно отправлено автоматически или вручную — и автоматические напоминания используют ваши кредиты, как и любая другая отправка.
Автоматические подтверждения RSVP
Каждый раз, когда гость отвечает по своей ссылке RSVP, он автоматически получает письмо с подтверждением своего ответа, деталями события и ссылками для добавления в календарь. Ничего включать не нужно — это просто работает и предоставляется бесплатно.
Статистика email
Раздел статистики показывает метрики в реальном времени и автоматически обновляется во время отправки писем:
| Метрика | Описание |
|---|---|
| Гости с email | Общее количество гостей, у которых есть адрес электронной почты |
| Отправлено | Письма успешно поставлены в очередь и отправлены |
| Доставлено | Письма с подтвержденной доставкой во входящие получателя |
| Открыто | Письма, открытые получателем (требуется отслеживание открытий) |
| Кликнули | Получатели, которые нажали кнопку RSVP |
| Не удалось | Письма, которые вернулись или не были доставлены |
| Отправка... | Письма, находящиеся в очереди (показывается во время активной отправки) |
| Помечено как спам | Получатели, которые пожаловались на письмо как на спам (показывается, когда > 0) |
| Отписались | Гости, которые отказались от email-рассылок по событию (показывается, когда > 0) |
Индикатор кредитов
Под статистикой индикатор кредитов показывает:
- X / Y использовано — сколько кредитов вы израсходовали из общего количества (отправки в очереди резервируют кредиты до завершения; за неудачные отправки кредиты возвращаются)
- Z осталось — кредиты, которые еще доступны
Примечание об отслеживании открытий и кликов
Отслеживание открытий и кликов основано на методах, которые не являются точными на 100%:
- Отслеживание открытий использует крошечное невидимое изображение (пиксель отслеживания). Некоторые почтовые клиенты по умолчанию блокируют изображения (например, настольный Outlook, многие корпоративные почтовые системы), поэтому открытия могут не отслеживаться. И наоборот, некоторые клиенты, например Apple Mail Privacy Protection, автоматически загружают изображения в фоновом режиме, что может завышать количество открытий.
- Отслеживание кликов работает путем маршрутизации ссылок через сервер отслеживания. Обычно это надежно, но некоторые почтовые клиенты с повышенными требованиями к безопасности или корпоративные файрволы могут автоматически предварительно загружать ссылки, что может регистрировать ложные клики.
Поэтому рассматривайте метрики открытий и кликов как ориентировочные показатели, а не точные значения. Показатель доставки является самым надежным — если письмо доставлено, гость его получил, даже если открытие не было отслежено.
Таблица статусов email гостей
В таблице показан каждый гость и его email-статус. Используйте инструменты над таблицей, чтобы находить конкретных гостей:
Поиск
Введите имя или адрес электронной почты, чтобы мгновенно отфильтровать список.
Фильтры
- Статус RSVP — фильтрация по статусам Ожидает, Принято, Отклонено или Присутствовал
- Email-статус — фильтрация по статусам Есть email, Нет email, Отправлено, Не отправлено, Доставлено, Открыто или Возврат
- Нажмите "Очистить фильтры", чтобы сбросить
Столбцы таблицы
| Столбец | Описание |
|---|---|
| Имя | Полное имя гостя |
| Адрес электронной почты (или "Нет email", если отсутствует) | |
| RSVP | Текущий ответ: Ожидает (серый), Принято (зеленый), Отклонено (красный), Присутствовал (зеленый) |
| Save Date | Статус доставки письма save-the-date |
| Приглашение | Статус доставки письма-приглашения |
| Напоминание | Статус доставки письма-напоминания |
| Действия | Кнопки отправки, напоминания и истории email для подходящих гостей |
Значки email-статусов
- Часы — ожидает или в очереди
- Стрелка отправки — отправлено провайдеру
- Зеленая галочка — доставлено
- Фиолетовый конверт — открыто
- Синий указатель — клик
- Красный X — возврат или сбой
- Красный знак запрета — жалоба на спам
История email по гостю
Нажмите значок истории в строке любого гостя, чтобы увидеть полную временную шкалу всех писем, которые этот гость получил, включая тип письма, время постановки в очередь, отправки, доставки, открытия и клика, а также детали ошибки, если отправка не удалась. Это самый быстрый способ ответить на вопрос: "тетя Carla действительно получила приглашение?"
Поддержка нескольких языков
Email-приглашения поддерживают 19 языков: английский, испанский, французский, немецкий, итальянский, португальский, нидерландский, польский, русский, турецкий, арабский, иврит, хинди, японский, корейский, китайский, датский, шведский и чешский.
Как работает выбор языка
- Для каждого гостя можно задать локаль сообщений в списке гостей (редактируется при добавлении или изменении гостя)
- При отправке гости получают письма на своей конкретной локали
- Гости без заданной локали получают письмо на языке по умолчанию, который вы выбираете во время отправки
Письма на арабском и иврите автоматически отображаются справа налево (RTL).
Отписка и отказ от рассылки
Каждое письмо содержит ссылку для отписки в нижнем колонтитуле и поддерживает кнопку отписки в один клик, встроенную в Gmail и другие почтовые приложения. Когда гость отписывается:
- Страница подтверждения просит его подтвердить действие (чтобы сканер безопасности не мог случайно отписать его)
- После подтверждения он отписывается от всех писем по событию
- Его статус отображается как отказавшийся от рассылки в вашем списке гостей
- Дальнейшие письма на этот адрес отправлять нельзя
Вы обязаны уважать отказы от рассылки. Попытки обойти систему отписки могут привести к отключению функции email.
Рекомендации
Перед отправкой
- Всегда сначала отправляйте тестовое письмо, чтобы проверить форматирование, изображения и ссылки
- Укажите имя отправителя, которое гости узнают (например, ваше имя или имена пары) — именно оно отображается в столбце "От" во входящих и влияет на показатели открытий
- Укажите имя организатора и название события — они заметно отображаются в письме
- Загрузите обложку — письма с изображениями получают больше вовлеченности
- Выберите тему, которая соответствует стилю и степени формальности вашего события
Выбор времени для писем
- Отправляйте Save the Date за несколько недель или месяцев до события
- Отправляйте приглашения за 3–6 недель до события
- Включите автоматические напоминания, чтобы гости без ответа получили мягкое напоминание до срока RSVP — или отправьте напоминания вручную за 1–2 недели до события
- Используйте "Запланировать на позже", чтобы подготовить отправки заранее и отправить их в удобное для гостей время
- Отправляйте Благодарность и фотографии участникам через день или два после события, пока воспоминания свежи — это также лучший способ наполнить вашу фотогалерею
Управление ответами
- Следите за статистикой Открыто и Кликнули, чтобы оценивать вовлеченность
- Используйте аудиторию "не открыли предыдущее письмо", чтобы повторно отправить приглашение только неактивным гостям
- Используйте фильтры, чтобы быстро находить гостей по статусу RSVP или статусу доставки email
- Проверяйте вернувшиеся письма — они могут указывать на неправильные адреса электронной почты
Часто задаваемые вопросы
Q: Сколько стоят email-кредиты? A: Email-кредиты продаются пакетами по разным ценам. Актуальные цены и размеры пакетов смотрите на вкладке Email в панели управления вашим событием.
Q: Могу ли я отправлять письма без покупки кредитов? A: Тестовые письма бесплатны и не требуют кредитов, а автоматические письма с подтверждением RSVP всегда бесплатны. Однако отправка реальным гостям требует приобретенных кредитов.
Q: Что произойдет, если кредиты закончатся во время отправки? A: Массовая отправка остановится, когда кредиты будут исчерпаны. Уже поставленные в очередь письма все равно будут доставлены. Вы можете купить дополнительные кредиты и отправить письма оставшимся гостям.
Q: Могу ли я запланировать отправку письма на более позднее время? A: Да. Отметьте "Запланировать на позже" в диалоге отправки и выберите дату и время. Вы можете просматривать и отменять предстоящие отправки в списке запланированных отправок.
Q: Можно ли отправлять напоминания автоматически? A: Да. Включите "Автоматические напоминания" в настройках шаблона Напоминание и выберите, за сколько дней до срока RSVP они должны отправляться. Гости, которые еще не ответили, автоматически получат одно напоминание.
Q: Получают ли гости подтверждение, когда отвечают на RSVP? A: Да — автоматически. Гости, которые отвечают, получают бесплатное письмо с подтверждением своего ответа, деталями события и ссылками для добавления в календарь. Вы можете настроить его внешний вид в шаблоне Подтверждение RSVP.
Q: Могут ли гости добавить событие в свой календарь из письма? A: Да. Приглашения, save-the-date, напоминания, обновления и подтверждения включают ссылки Добавить в календарь для Google Calendar, Outlook и Apple/iCal.
Q: Могу ли я настроить дизайн письма помимо тем? A: Вы можете настраивать содержание (заголовок, сообщение, изображения, текст CTA, тему письма) и выбирать одну из 8 визуальных тем. Структура макета письма фиксирована, чтобы обеспечить надежное отображение во всех почтовых клиентах.
Q: Могу ли я персонализировать каждое письмо именем гостя?
A: Да. Тема письма, заголовок и сообщение поддерживают плейсхолдеры, такие как {{FIRSTNAME}}, {{LASTNAME}}, {{FULLNAME}}, {{EMAIL}} и {{RSVP_LINK}}. Каждый из них заменяется данными получателя при отправке письма, поэтому одно письмо персонализируется для всех. См. Персонализация с помощью плейсхолдеров.
Q: Почему я не вижу отслеживание открытий/кликов? A: Отслеживание открытий и кликов должно быть включено в настройках домена вашего email-провайдера. Обратитесь в поддержку, если вам нужна помощь с включением этой функции. Также обратите внимание, что некоторые почтовые клиенты блокируют пиксели отслеживания или предварительно загружают ссылки, поэтому эти метрики приблизительны — см. отказ от ответственности по отслеживанию в разделе статистики выше.
Q: Что происходит, если письмо возвращается? A: Жесткие возвраты (недействительные адреса электронной почты) отслеживаются, а гость помечается, чтобы дальнейшие отправки не вредили вашей доставляемости. Мягкие возвраты (временные проблемы, например переполненный почтовый ящик) могут разрешиться при повторной попытке.
Q: Может ли гость получить один и тот же тип письма дважды? A: Это зависит от типа: приглашения можно отправлять до двух раз каждому гостю, а обновления события — до трех раз; save-the-date, напоминания, отмены и благодарственные письма отправляются по одному разу на гостя. Эти лимиты предотвращают спам и защищают вашу репутацию отправителя.
Q: Работают ли письма с системой RSVP? A: Да. Письма-приглашения и напоминания содержат персонализированную кнопку RSVP, которая ведет прямо на индивидуальную RSVP-страницу каждого гостя. Когда гость отвечает по ссылке, его статус обновляется в вашей панели управления в реальном времени — а гость получает автоматическое письмо с подтверждением.
Q: Могу ли я отправить письмо только определенным гостям? A: Да. При отправке выберите аудиторию: все гости, гости, которые еще не ответили, гости, которые приняли/отклонили/присутствовали, или гости, которые не открыли предыдущее письмо. Перед подтверждением диалог точно показывает, сколько гостей получит письмо.
Q: Какие языки поддерживаются? A: 19 языков: английский, испанский, французский, немецкий, итальянский, португальский, нидерландский, польский, русский, турецкий, арабский, иврит, хинди, японский, корейский, китайский, датский, шведский и чешский. Арабский и иврит автоматически отображаются справа налево.
Q: Почему функция email была отключена? A: Если содержимое ваших писем было помечено нашей автоматизированной системой модерации (как спам, оскорбительный контент или нарушение правил), функция временно отключается. Свяжитесь с support@fotify.app, чтобы решить проблему.
Q: Возвращаются ли средства за email-кредиты? A: Email-кредиты не подлежат возврату и не переносятся между событиями. Подробнее см. в нашей Политике возврата.
Стоимость может различаться в зависимости от вашей страны и валюты. Актуальные цены смотрите на странице цен.
Была ли эта статья полезной?