Så använder du gästtaggar

Gästtaggar är färgade etiketter som du kan fästa på vilken gäst som helst — tänk "Familj", "VIP", "Kollegor", "Plus-ones", "Instagram". När en gäst har taggar kan du filtrera gästlistan efter dem, mass-tilldela dem till många gäster samtidigt och till och med tillämpa dem automatiskt på personer som självregistrerar sig via en specifik registreringslänk.

Använd taggar för:

Segmentering av din gästlista (t.ex. se bara familj, bara leverantörer, eller bara avböjda gäster som hade en VIP-tagg)
Attribuering — se vilken registreringslänk eller kanal varje OSA kom från
Förarbete — tagga gäster efter bordsgrupp, kostbehov eller tillgänglighetskrav
Massåtgärder — skicka påminnelser till bara ett segment utan att råka dela alla andras kontaktuppgifter

Skapa din första tagg

Gå till din evenemangsöversikt på dashboard.fotify.app
Välj ditt evenemang och klicka på "RSVP" i sidomenyn
Klicka på fliken "Guests"
I taggfilterraden ovanför statusfiltren klickar du på "Manage tags" (eller den streckade "+ New tag"-chipen)
En modal öppnas. I kortet "Create tag":
- Skriv ett Namn (max 50 tecken, t.ex. "Family")
- Välj en Färg från paletten
- Klicka på Create tag

Den nya taggen visas i listan nedan. Du kan fortsätta skapa fler utan att lämna modalen.

Redigera och ta bort taggar

I hanteringsmodalen visar varje befintlig tagg:

En pennikon för att byta namn och ändra färg direkt
En röd papperskorgsikon för att ta bort

När du tar bort en tagg tas den omedelbart bort från alla gäster (deras andra taggar finns kvar). Alla registreringslänkar som hade taggen i sin lista för automatisk tillämpning rensas också. OSA-svar som registrerades innan borttagningen behåller de andra taggarna de hade — bara den borttagna försvinner.

Taggar är avgränsade till ett enda evenemang. Om du skapar en "VIP"-tagg för ett bröllop kommer den inte att visas i ett annat evenemang.

Tillämpa taggar på gäster

Du kan fästa taggar på fyra sätt — välj det som passar bäst i stunden.

1. Direkt i en gästrad

På valfri gästrad (skrivbordstabell eller mobilkort) tittar du i kolumnen Tags. Klicka på knappen + Add tag för att öppna en liten rullgardinsmeny:

Markera de taggar du vill tillämpa
Klicka på den gröna knappen Save

Befintliga taggar visas som färgade chips på raden bredvid knappen. Klicka på knappen igen för att ändra dem.

2. Mass-tillämpa på många gäster

När du behöver tagga dussintals gäster på en gång:

Markera gäster med kryssrutorna till vänster om varje rad
I den röda markeringsverktygsraden som visas klickar du på "Apply tags"
Välj ett läge:
- Add — lägg till de valda taggarna ovanpå det varje gäst redan har
- Remove — ta bort de valda taggarna från varje gäst
- Replace — rensa varje gästs taggar och ställ in exakt den valda listan
Markera taggarna
Klicka på den gröna knappen Save

Verktygsraden visar hur många gäster som påverkas (Apply to 23 selected).

3. Via CSV-import

När du laddar upp en gästlista lägger du till en kolumn Tags med taggnamn separerade med pipe-tecken:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Family|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Colleagues

Alla taggnamn som inte redan finns för ditt evenemang skapas automatiskt med en standardfärg — du kan anpassa färgen senare. Se Manage Your Guest List → CSV Format för den fullständiga kolumnreferensen.

4. Automatiskt via en registreringslänk

Det mest kraftfulla arbetsflödet: ge varje registreringslänk sin egen tagg. Varje gäst som självregistrerar sig via den URL:en taggas automatiskt. På så sätt får du tydlig attribuering per kanal utan manuellt arbete.

Se Registration Form → Auto-Applying Tags för hela uppsättningen.

Filtrera gästlistan med taggar

Taggfilterraden ligger ovanför statusfiltren (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) i fliken Guests.

Klicka på valfri tagg-chip för att aktivera filtret — då visas bara gäster med den taggen i listan
Klicka på flera chips för att filtrera på flera taggar
När fler än en tagg är aktiv visas växeln Any / All:
- Any — matcha gäster som har minst en av de valda taggarna
- All — matcha gäster som har alla valda taggar
Klicka på "Clear tag filter" för att ta bort alla taggfilter på en gång

Taggfilter staplas tillsammans med statusfiltret och sökfältet, så att du snabbt kan svara på frågor som "visa mig alla accepterade VIP:er som kom via Instagram".

Exportera och säkerhetskopiera taggar

Taggar ingår i båda exportformaten:

CSV-export — en pipe-separerad lista i en kolumn Tags (t.ex. Family|VIP). Du kan importera CSV-filen igen för att återställa taggar i ett annat evenemang, eller redigera taggkolumnen i ett kalkylark och ladda upp på nytt
PDF-export — en kommaseparerad lista i en dedikerad Tags-kolumn i den utskrivna gästlistan, praktiskt som avprickningslista vid entrén

Bästa praxis

Håll din tagglista kort

En handfull väl valda taggar slår dussintals överlappande. Bra startuppsättningar:

Efter relation — Family, Friends, Colleagues, Plus-ones
Efter kanal — Website, Instagram, Family list, Work list (para ihop med registreringstaggar per länk)
Efter logistik — VIP, Vendor, Kids, Accessibility
Efter resa — Local, Flying in, Staying at hotel

Skapa taggar innan du delar registreringslänkar

Om du planerar att auto-tillämpa taggar på en registreringslänk, skapa taggarna först — annars visar registreringslänk-redigeraren en tom väljare och du behöver komma tillbaka och redigera länken efter att du har skapat taggen.

Kombinera med filter för att styra kommunikationen

Filtrera listan till en tagg + en status (t.ex. "Family + Not Answered"), och använd sedan knapparna Copy eller WhatsApp på varje gästrad för att skicka anpassade påminnelser. Det är den filtrerade listan du agerar på.

Tänk efter en extra gång innan du tar bort en tagg

Borttagning sker direkt och är permanent. Om du bara städar upp namngivningen (t.ex. "vip" → "VIP"), använd redigeringsikonen för att byta namn på plats — då bevaras alla gästers tilldelningar.

Vanliga frågor

F: Hur många taggar kan jag skapa per evenemang? S: Upp till 50 per evenemang.

F: Finns det en teckengräns för taggnamn? S: Ja — 50 tecken. Korta namn ser bättre ut som chips och håller filterraden prydlig.

F: Kan två taggar ha samma namn? S: Nej, namn är unika inom ett evenemang. Om du försöker skapa en andra tagg med ett befintligt namn visas ett fel så att du inte råkar duplicera.

F: Vad händer när jag tar bort en tagg? S: Den tas bort från varje gäst som hade den, tas bort från alla registreringslänkars auto-apply-lista och försvinner permanent. Andra taggar på de gästerna påverkas inte. Det finns ingen ångra-funktion.

F: Får självregistrerade gäster taggar automatiskt? S: Ja, om registreringslänken de använde har taggar konfigurerade. Se Registration Form → Auto-Applying Tags.

F: Kan en gäst ha mer än en tagg? S: Ja, en gäst kan ha valfritt antal taggar. De visas alla som chips på raden.

F: Kan jag byta namn på en tagg utan att förlora dess tilldelningar? S: Ja. Klicka på pennikonen i modalen Manage tags, ändra namnet och spara. Alla gäster behåller taggen och färgen förblir konsekvent.

F: Betyder taggfärger något? S: Nej — färgerna är enbart visuella. Välj det som gör det lättast att snabbt skanna listan. Vi rekommenderar färger med hög kontrast (rosa, guld, grön) för taggar du ofta filtrerar på.

F: Kan jag använda samma tagg i flera evenemang? S: Nej, taggar är per evenemang. Det gör att städning i ett evenemang inte påverkar ett annat, och låter dig tagga efter evenemangsspecifika saker som "Welcome dinner" eller "After-party".

F: Skapar CSV-importen taggar om de inte finns? S: Ja. Alla taggnamn i kolumnen Tags som inte redan finns i evenemanget skapas med en standardgrå färg. Byt namn eller färg senare i hanteraren.

F: Är taggar synliga för gäster? S: Nej. Taggar är endast för arrangören. Gäster ser aldrig taggarna som är kopplade till dem på inbjudningar, registreringssidor eller bekräftelsemejl.

F: Kan jag filtrera gäster på "har inte tagg X"? S: Inte direkt, men du kan approximera det: slå på alla ANDRA taggar i All-läge — nej, vänta, det blir rörigt. Den enklaste vägen i dag är att exportera CSV-filen och filtrera i ett kalkylark.

F: Vad är skillnaden mellan en tagg och en OSA-status? S: Status är en fast uppsättning (Accepted / Declined / Not Answered / Attended) som speglar gästens svar. Taggar är fria etiketter som du själv hittar på — allt från "Family" till "Needs wheelchair access". Du kan filtrera på båda samtidigt.