Cómo rastrear de dónde vino cada RSVP: registro con múltiples enlaces + etiquetas de invitados

Cuando publicas el enlace de tu evento en cinco lugares distintos —una historia de Instagram, un chat familiar de WhatsApp, la intranet de la empresa, un cartel en papel en el lugar del evento, un boletín— y 84 personas se registran… ¿de dónde vinieron realmente?

Hasta ahora, la respuesta honesta era «ni idea». Una URL pública de registro y un conjunto opaco de RSVPs. Tocaba adivinar, buscar patrones en correos o aceptar la niebla.

Hoy eso se acabó. La plataforma de invitaciones digitales de Fotify ahora incluye dos funciones que, juntas, te dan atribución limpia por fuente: registro con múltiples enlaces y etiquetas de invitados. Esta guía práctica te muestra cómo usarlas.

La idea central en una frase

Crea una URL de registro compartible por canal, etiqueta cada URL con una etiqueta y cada RSVP que llegue por ahí se etiquetará automáticamente.

Eso es todo. El resto de esta publicación son ejemplos y flujo de trabajo.

Qué cambió

Si ya usaste antes el formulario de registro de Fotify, sabes que funcionaba con un único enlace público. Una URL, un código, un único conjunto. Acabamos de lanzar dos mejoras que se suman a eso:

1. Registro con múltiples enlaces

Ahora puedes crear hasta 25 enlaces compartibles por evento. Cada uno tiene:

• Su propia URL (generada automáticamente o un slug personalizado como fotify.app/r/family)
• Sus propias estadísticas por enlace: vistas, visitantes únicos, registros
• Su propio estado de pausa/reanudación
• Su propia lista opcional de etiquetas aplicada automáticamente a los registros

El formulario en sí —título, campos obligatorios, máximo de acompañantes, aceptar/rechazar, mensaje de éxito— se comparte entre todos los enlaces. Configuras el formulario una vez. Los enlaces son solo puntos de entrada compartibles.

2. Etiquetas de invitados

Las etiquetas son distintivos de color y de texto libre que adjuntas a los invitados. Crea tantas como necesites (hasta 50 por evento): «Familia», «VIP», «Instagram», «Trabajo», «Dieta-veg», «Viajando». Las etiquetas te permiten:

• Filtrar la lista de invitados por una o más etiquetas (con coincidencia Cualquiera/Todas)
• Aplicar en lote a decenas de invitados de una vez
• Aplicar automáticamente a cada invitado que se registre mediante un enlace específico
• Importar/exportar mediante la subida y descarga de CSV

Son solo para el organizador: los invitados nunca las ven.

Juntas, las dos funciones te dan atribución real. Cada enlace tiene una etiqueta, cada registro recibe esa etiqueta y tu lista de invitados queda segmentada por fuente en el mismo momento en que alguien se apunta.

La configuración simple (5 minutos)

Veámoslo con un ejemplo de boda. Quieres saber cuántos RSVPs llegan de cada uno de estos canales:

1. Familia cercana (compartido en un grupo de WhatsApp)
2. Compañeros de trabajo (enviado por correo desde tu cuenta laboral)
3. Instagram (publicado en tu feed)
4. Tarjetas impresas de «save the date» con un código QR

Paso 1: Crea primero tus etiquetas

En el panel, ve a RSVP → Invitados. Encima de los filtros de estado verás la fila del filtro de etiquetas. Haz clic en «+ Nueva etiqueta» y crea cuatro etiquetas —una por canal— con colores distintos:

• 🟡 Familia
• 🟣 Trabajo
• 🔴 Instagram
• 🟢 Impreso

Paso 2: Habilita el formulario de registro

Ve a la pestaña Detalles del evento y activa el Formulario de registro. Fotify crea un Enlace predeterminado automáticamente. Déjalo como está por ahora: añadiremos más enlaces encima.

Paso 3: Crea un enlace por canal

En la sección «Enlaces de registro compartibles», haz clic en «Nuevo enlace». En la ventana modal:

• Nombre interno: «Familia» (solo tú lo ves)
• Código personalizado: déjalo sin marcar (o escribe family si quieres fotify.app/r/family)
• Aplicación automática de etiquetas: activa la etiqueta Familia
• Crear enlace

Repite para Trabajo, Instagram e Impreso. Terminarás con 5 enlaces: el predeterminado + 4 específicos por canal. Cada tarjeta muestra su URL, las etiquetas aplicadas como chips y tres contadores: Vistas, Únicos, Registros.

Paso 4: Comparte el enlace correcto en el lugar correcto

• Chat familiar de WhatsApp → el enlace Familia
• Correo de trabajo → el enlace Trabajo
• Bio de Instagram + sticker en historias → el enlace Instagram
• QR en las tarjetas «save the date» → el enlace Impreso

Desde este momento, cada RSVP se etiqueta automáticamente al llegar. Sin clasificación manual, sin conjeturas.

Paso 5: Observa cómo llegan los números

En tu lista de enlaces, cada tarjeta se actualiza en tiempo real a medida que la gente visita y se registra. Tras una semana podrías ver:

• Familia — 28 vistas, 18 únicos, 17 registros (conversión muy alta: te conocen)

• Trabajo — 64 vistas, 52 únicos, 12 registros (señal más débil, pero con volumen)

• Instagram — 320 vistas, 210 únicos, 9 registros (gran alcance, bajo compromiso: lo esperado)

• Impreso — 6 vistas, 6 únicos, 4 registros (escaneos de QR: alta intención)

Ahora sabes no solo cuántas personas se registraron, sino desde dónde; y sabes exactamente a qué canal apostar la próxima vez.

Segmentar la lista de invitados a posteriori

Una vez que los invitados están etiquetados, empieza lo bueno. En la pestaña Invitados, haz clic en cualquier chip de etiqueta en la fila de filtros para filtrar la lista. Haz clic en una segunda etiqueta para acumular. Cuando hay dos o más activas, aparece un conmutador Cualquiera / Todas:

• Cualquiera: invitados con al menos una de las etiquetas seleccionadas
• Todas: solo invitados con todas las etiquetas seleccionadas

Consultas que esto desbloquea al instante:

• Muéstrame a todos los compañeros de trabajo que aún no han respondido → filtra por etiqueta Trabajo + estado Sin respuesta
• ¿Quiénes son mis VIP de la familia? → filtra por Familia y VIP en modo Todas
• ¿Alguien que venga de Instagram que haya rechazado? → filtra por Instagram + Rechazado

Luego usa los botones por fila Copiar / WhatsApp / Email para enviar recordatorios personalizados solo a ese segmento: nada de spam a quien ya respondió.

Etiquetar invitados que agregaste manualmente

No todos los invitados se registran por sí mismos. Tu familia cercana probablemente recibió una invitación personalizada desde el flujo de invitaciones digitales con sus nombres precargados. Etiqué talos también:

Por invitado (en línea)

En cualquier fila de invitado, haz clic en + Añadir etiqueta en la columna Etiquetas, marca lo que corresponda y pulsa Guardar. Listo. Ideal para ediciones puntuales.

Etiquetar en lote a muchos a la vez

Para decenas de invitados, usa las casillas de verificación:

1. Marca los invitados a los que quieras aplicar etiquetas
2. En la barra de selección roja que aparece arriba, haz clic en «Aplicar etiquetas»
3. Elige un modo — Añadir, Quitar o Reemplazar
4. Marca las etiquetas y pulsa Guardar

Así etiquetarías en masa a tu «cortejo nupcial» para recordatorios coordinados, o marcarías a 20 invitados con restricciones dietéticas cuando el lugar lo pida.

Mediante importación CSV

Si vas a subir una hoja de cálculo de un planificador u otra herramienta, agrega una columna Tags con nombres separados por barras verticales:

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Tags
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,Familia|VIP
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,Trabajo

Las etiquetas que aún no existan en el evento se crearán automáticamente con un color por defecto. Luego podrás renombrarlas o cambiarles el color en el gestor de etiquetas.

Casos prácticos reales

Caso práctico 1: Boda con presión por la fecha límite de RSVP

Faltan tres semanas para la boda y la fecha límite de RSVP es en una semana. Miras tus estadísticas:

El grupo de trabajo va rezagado. Filtra la lista de invitados por Trabajo + Sin respuesta y envía un recordatorio por WhatsApp desde la fila de cada invitado, solo a ese segmento. No estás molestando a la familia; no estás mandando DMs a desconocidos en Instagram; solo llegas exactamente a quien necesitas.

Caso práctico 2: Conferencia con niveles de acceso

Una conferencia del sector de dos días con tres niveles de entradas: General, Ponente, Patrocinador. Crea tres etiquetas y tres enlaces de registro, cada uno precargado con la etiqueta correcta. Comparte:

• El enlace General en la página pública de registro
• El enlace Ponente en privado con los ponentes confirmados
• El enlace Patrocinador solo en los contratos de patrocinio

El día del check-in, la persona voluntaria en la puerta filtra por etiqueta para ver qué pulsera entregar. El catering del lugar recibe un CSV filtrado solo de Patrocinadores para el conteo de la cena VIP.

Caso práctico 3: Evento comunitario con seguimiento de accesibilidad

Organizas una reunión comunitaria y necesitas saber quién requiere acceso para silla de ruedas, interpretación en ASL o comida sin gluten. Añade un campo personalizado del formulario para cada uno y, tras las inscripciones, filtra por estado + respuesta del campo personalizado y etiqueta en lote a los invitados que coincidan como Acceso-silla de ruedas, Acceso-ASL, Dieta-sin-gluten. Ahora tu recinto y el catering pueden obtener una lista filtrada con un clic.

Enlaces en pausa, enlaces eliminados y las reglas del predeterminado

Algunas cosas que conviene saber:

El enlace predeterminado es especial. Fotify lo crea cuando activas el formulario por primera vez; está marcado con una insignia azul «Default». Puedes renombrarlo, cambiar sus etiquetas, copiarlo e incluso eliminarlo, pero no puedes pausarlo ni regenerar su código. ¿Por qué? Porque su URL es la URL principal de registro del evento y, si tienes un dominio personalizado, tudominio.com/register redirige al código de ese enlace predeterminado. Rotarlo rompería todas las URLs que ya se compartieron.

Todos los demás enlaces son totalmente editables. Paúsalos para dejarlos fuera de línea temporalmente (los visitantes verán una página amable de «registro en pausa» en lugar de un 404). Regenera su código si se filtró. Elimínalos cuando termine la campaña.

Los enlaces en pausa o eliminados muestran una página amable. Nada de 404 en seco. Los visitantes ven un mensaje claro de «Este enlace de registro está en pausa» o «No hemos podido encontrar este enlace» con un enlace de vuelta a la página principal. Las URLs cerradas también se marcan como noindex, nofollow para no contaminar Google.

Las etiquetas sobreviven a la eliminación de enlaces. Si eliminas un enlace, la etiqueta no se borra: los invitados que ya se registraron por él conservan la etiqueta que recibieron. Su atribución es permanente.

Qué hacer a continuación

• Guía completa en profundidad: Cómo usar el Formulario de registro (artículo de ayuda)
• Referencia de etiquetas de invitados: Cómo usar las etiquetas de invitados
• Crea el flujo completo de la lista de invitados: Cómo gestionar tu lista de invitados
• Mira todas las funciones de invitaciones: Invitaciones digitales: nuestra página pilar completa de RSVP + invitaciones

Y si aún estás decidiendo si Fotify es la plataforma de RSVP adecuada para tu evento, ya hicimos la investigación por ti: Las mejores apps de RSVP para eventos en 2026 compara las principales opciones lado a lado.

Para terminar

Antes de esta actualización, podías enviar un enlace de registro y esperar. Ahora puedes ejecutar cinco campañas sobre el mismo evento, atribuir cada RSVP a su fuente en tiempo real y filtrar tu lista de invitados por cualquier dimensión que te importe —canal, relación, necesidades dietéticas, estado de acompañantes— sin abrir una hoja de cálculo.

Cada función de Fotify se basa en la misma idea: las personas que organizan eventos merecen herramientas que no las conviertan en el pegamento entre otras herramientas. El registro con múltiples enlaces y las etiquetas de invitados no son rimbombantes. Son esa mejora silenciosa que te ahorra una llamada, un susto, una sesión nocturna con Excel.

Pruébalo en tu próximo evento. Crea los enlaces antes de compartir, etiqueta sobre la marcha y, cuando alguien pregunte «¿qué publicación funcionó?», lo sabrás.

¿Necesitas ayuda para empezar? Nuestra guía completa del formulario de registro recorre cada ajuste del panel, y el artículo sobre etiquetas de invitados cubre todos los flujos de trabajo de etiquetas de principio a fin.