如何管理您的宾客名单

Q: PDF 会包含桌位分配和加一姓名吗？

当启用 [Collect Guest Names](/help/rsvp-management/collect-guest-names/) 时，加一姓名会以缩进子行的形式显示在主邀请下方。当同时开启 Table Management 时，PDF 会新增 Table 列，显示每个人的具体座位分配。

RSVP 仪表板中的 Guests（宾客）选项卡是您添加、管理并跟踪所有活动出席者的地方。无论您是逐个添加宾客，还是从电子表格导入数百位宾客，Fotify 都能让您轻松保持宾客名单井然有序。

访问宾客名单

前往您的活动仪表板：dashboard.fotify.app
选择您的活动，并在侧边栏点击 "RSVP"
点击 "Guests" 选项卡

如果您尚未创建 RSVP 邀请，请先查看如何创建您的 RSVP 邀请。

您将看到完整的宾客名单，其中包含回复状态与操作按钮。

了解宾客名单

状态筛选

使用顶部的选项卡按回复状态筛选宾客：

筛选	说明
All	列表中的所有宾客
Accepted	已确认出席的宾客
Declined	无法出席的宾客
Not Answered	尚未回复的宾客
Attended	在活动现场已签到的宾客（启用二维码签到时）

宾客信息列

表格会显示每位宾客的关键信息：

Name - 宾客的名字
Email - 电子邮箱地址（如有提供）
Cellphone - 用于 SMS/WhatsApp 的手机号
Guests - 同行人数（包含携带的同伴）
Confirmed - 已确认出席的人数
Status - RSVP 回复（Accepted、Declined、Not Answered）
Tags - 显示已应用到该宾客的宾客标签的彩色标签。点击该行中的 + Add tag 按钮，即可在列表中直接添加或移除标签
Registered - 宾客被添加或自助注册的时间
Actions - 快捷操作按钮

排序与搜索

Search - 使用搜索栏按姓名或邮箱查找宾客
Sort - 点击任意列表头对列表排序（例如按姓名、状态）

筛选与标记宾客

Fotify 的标签系统可让您为宾客添加标记（例如 "Family"、"VIP"、"Work"），并据此进行筛选。完整说明请参阅宾客标签文章；这里介绍标签在宾客列表中的显示与使用方式。

标签筛选行

在状态筛选上方，您会看到一行 "Filter by tags"。其中包含：

每个已创建标签对应的一个标签片（点击可开启/关闭作为筛选条件）
一个虚线样式的 "+ New tag" 标签片，点击会打开标签管理器，方便您直接创建新标签
右侧的 "Manage tags" 按钮（用于重命名颜色、编辑或删除现有标签）
当同时启用两个或更多标签片时，Any / All 切换开关可控制筛选逻辑：匹配包含所选标签中的任意一个，或必须包含全部所选标签

当标签筛选启用后，宾客列表只会显示匹配的宾客。再次点击相同标签片即可移除该筛选，或使用 "Clear tag filter" 一次清除所有标签筛选。

在列表中为宾客添加标签

在任意宾客行（桌面端表格或移动端卡片）中，点击 Tags 列里的 + Add tag 按钮。将会出现包含该活动所有标签的下拉列表；点击可切换选中状态，然后点击 Save。宾客现有的标签会以彩色标签片的形式显示在按钮旁边。

为选中的宾客批量添加标签

如需一次为多位宾客添加（或移除）标签：

使用每行左侧的复选框选择宾客
在出现的选择工具栏中点击 "Apply tags"
选择一个 mode — Add、Remove 或 Replace
勾选所需标签，然后点击绿色 Save 按钮

Add 会在保留现有标签的基础上，为每位宾客追加所选标签
Remove 会从每位宾客中移除所选标签
Replace 会清空其当前标签，并将其设置为所选标签列表（完全替换）

逐个添加宾客

如需添加单个宾客：

点击 "Add Guest" 按钮
填写宾客信息：
- Name - 宾客名字（必填）
- Last Name - 宾客姓氏
- Email - 用于发送电子邀请的邮箱
- Cellphone - 带 + 的国际格式手机号（例如 +14155551234）
- Number of Guests - 同行人数（默认：1）
- SMS Language - 覆盖该宾客短信的默认语言
点击 "Add Guest"

电话号码格式

为确保 SMS 和 WhatsApp 功能正常，手机号必须采用国际 E.164 格式：

以 + 开头，后接国家/地区代码
不要包含空格、短横线或括号
示例：+14155551234（美国）、+34612345678（西班牙）、+4915112345678（德国）

批量导入多位宾客（CSV 上传）

对于较大的宾客名单，您可以使用 CSV 文件一次性全部导入。

如何导入

点击 "Upload Guest List"
按照所需格式准备您的 CSV 文件（见下方）
将文件拖放到此处，或点击选择文件
点击 "Upload Guest List"

CSV 格式

您的 CSV 文件必须包含以下列：

列名	必填	说明
Name	是	宾客名字（名）
LastName	否	宾客姓氏（可留空）
Email	否	电子邮箱地址（可留空）
Phone	否	电话号码，使用带 `+` 和国家代码的 E.164 格式
Guests	否	同行人数（默认：1）
Locale	否	用于短信和邮件的语言代码（en, es, fr, de, it, pt 等）。为兼容旧版本，仍接受 `SmsLocale` 和 `MessagingLocale`
Tags	否	要应用到该宾客的标签名称，使用 `\|`（竖线）分隔。缺失的标签将自动创建
DisplayAlias	否	在消息中用于显示的名称，用于替代 `Name + LastName`（例如 "Adam & Susan"、"The Smith Family"）。适用于情侣、家庭和团体
IsPlural	否	当邀请对象为多人时，设置为 `true`（或 `yes` / `1`），以便在支持的语言中使用复数形式（瑞典语、西班牙语、法语、意大利语、葡萄牙语、荷兰语、波兰语、阿拉伯语、希伯来语、丹麦语）。默认值为 `false`

CSV 示例

Name,LastName,Email,Phone,Guests,Locale,Tags,DisplayAlias,IsPlural
John,Doe,john@example.com,+14155551234,2,en,Family|VIP,,
Adam,Smith,adam@example.com,+34612345678,2,sv,Family,Adam & Susan,true
Maria,Garcia,maria@example.com,+34612345678,3,es,Family,The Garcia Family,true
Hans,Mueller,,+4915112345678,1,de,Colleagues,,
Yuki,Tanaka,yuki@example.com,,2,ja,,,
Erik,Andersson,erik@example.com,+46701234567,2,sv,Family,,

CSV 导入提示

点击 "Download Example" 获取模板文件
邮箱和电话为可选项——如无可用信息可留空
支持的消息语言：en, es, fr, de, it, pt, nl, pl, ru, tr, ar, he, hi, ja, ko, zh, da, sv
如果 Locale 为空，宾客将以您的活动默认语言接收短信和邮件
Tags 列：使用 | 分隔多个标签（例如 Family|VIP）。任何在活动中尚不存在的标签名称都会自动创建并分配默认颜色——您之后可以在 Manage tags 中更改颜色
DisplayAlias：设置后，此名称将用于短信、邮件以及 RSVP 页面显示（也会替换自定义消息模板中的 {{FIRSTNAME}}、{{LASTNAME}} 和 {{FULLNAME}}）。留空则使用常规的 Name + LastName
IsPlural：仅在第二人称区分单复数的语言中才有影响——例如瑞典语 "du är inbjuden"（单数）会变为 "ni är inbjudna"（复数）。对于英语、德语、俄语以及其他不区分该差异的语言，此字段会被忽略

宾客操作按钮

每位宾客所在行都提供快捷操作按钮，便于快速管理：

Icon	Action	Description
Pencil	Edit	修改宾客信息（姓名、邮箱、电话、同行人数、状态）
Eye	View	查看全部宾客信息但不做更改
Copy	Copy Message	复制包含宾客姓名与专属 RSVP 链接的个性化邀请信息
Envelope	Email	打开邮件客户端并预填邀请内容（需提供邮箱）
WhatsApp	WhatsApp	打开 WhatsApp Web 并预填消息（需提供手机号）
Trash	Delete	从列表中删除宾客（需要确认）

移动端视图

在移动设备上，可通过每张宾客卡片右下角的菜单（三个点）访问操作按钮。

向宾客发送邀请

添加宾客后，您需要向他们发送个性化的 RSVP 链接。

选项 1：复制并粘贴

点击某位宾客的 Copy 图标
个性化消息（包含其姓名与专属链接）将被复制
粘贴到您选择的邮件、短信或聊天应用中发送

选项 2：WhatsApp 直发

点击 WhatsApp 图标（仅对已保存手机号的宾客显示）
将打开 WhatsApp Web，并带有预填的邀请信息
直接发送消息

WhatsApp 发送追踪

通过 WhatsApp 已发送过消息的宾客会显示淡绿色背景
这有助于您追踪谁已收到邀请
使用 "Reset All Sent" 可清除追踪历史并重新开始

导出您的宾客名单

您可以将完整的宾客名单导出为两种格式：用于表格处理的 CSV，或可直接打印的 PDF 文档。

下载为 CSV

在 Guests 选项卡工具栏中点击 "Download CSV"
文件包含所有宾客信息、回复情况、自定义字段值，以及一个 Tags 列（使用竖线分隔的标签名称——与导入时接受的格式相同，因此您可以实现数据的来回导入导出）
可在 Excel、Google Sheets 或任何电子表格应用中打开

下载为 PDF

在 Guests 选项卡工具栏中点击 "Download PDF"
系统会生成一个排版良好的 PDF，其中包含您的活动名称、日期以及回复统计摘要
PDF 以整洁的表格布局展示所有宾客详情，并包含一个 Tags 列，用逗号分隔文本显示每位宾客的标签名称

当启用 Collect Guest Names 时，PDF 还会包含：

每个加一（plus-one）宾客在主邀请下方以 缩进的子行 形式显示，并列出其个人姓名

当同时启用 Table Management 时，每个子行还会在新增的 Table 列中显示该人员被分配的桌号。

因此，PDF 非常适合用于：

打印宾客名单供场地方或门口接待人员使用
分享给不使用电子表格的供应商（餐饮、活动策划等）
在活动现场保留一份纸质备份
一眼查看桌位分配情况

管理宾客回复

编辑回复

如果宾客联系您要更改 RSVP：

点击该宾客的 Edit（铅笔）图标
更新其状态（Accepted、Declined）
如有需要，调整确认出席人数
保存更改

查看回复详情

点击 View（眼睛）图标可查看：

完整宾客信息
其 RSVP 回复
其提交的任何留言
自定义字段的回答

删除宾客

如需移除某位宾客：

点击 Delete（垃圾桶）图标
确认删除

如需删除多位宾客：

使用复选框选择宾客
点击 "Delete all (X)" 删除所选宾客

宾客名单管理建议

活动开始前

建议在发送邀请前先添加所有宾客
仔细检查手机号是否为国际格式
宾客数量较多时使用 CSV 导入可节省时间
为国际宾客设置合适的 SMS 语言

追踪回复

定期查看 Not Answered 筛选，以便及时跟进
使用 WhatsApp 追踪查看哪些宾客已收到邀请
定期导出名单以追踪整体进度

跟进提醒

对尚未回复的宾客，使用 Copy 或 WhatsApp 按钮发送提醒
如需批量提醒，可考虑使用 SMS 功能

常见问题

Q: 我可以添加的宾客数量有上限吗？ A: 宾客数量上限取决于您的 Fotify 套餐。请查看您的套餐详情以了解具体限制。

Q: 发送邀请后还可以再添加宾客吗？ A: 可以！您随时都可以添加新宾客。只要记得把他们的邀请链接发送给他们即可。

Q: 如果我删除了一位已经回复的宾客，会发生什么？ A: 他们的回复将被永久移除。如果他们尝试使用旧的 RSVP 链接，将无法再使用。

Q: 我可以手动更改宾客的 RSVP 状态吗？ A: 可以，使用 Edit 按钮即可手动更新任何宾客的状态，例如对方打电话确认而不是使用在线表单时。

Q: 为什么有些宾客看不到 WhatsApp 按钮？ A: WhatsApp 按钮只会对已保存手机号码的宾客显示。为其添加手机号码即可启用该功能。

Q: "Guests" 和 "Confirmed" 两列有什么区别？ A: "Guests" 表示您在该组/该邀请中邀请了多少人；"Confirmed" 表示宾客回复时确认实际出席的人数。

Q: 我可以从 Google 通讯录或其他应用导入宾客吗？ A: 您可以先从通讯录应用将联系人导出为 CSV 文件，然后将其格式整理为符合 Fotify 的 CSV 要求，再进行导入。

Q: CSV 和 PDF 导出有什么区别？ A: CSV 最适合进行电子表格处理——编辑、筛选以及导入到其他工具中。PDF 则是排版好的可打印文档，包含活动页眉和统计摘要，非常适合分享给供应商或在活动现场提供给门口接待人员。

Q: PDF 会包含桌位分配和加一姓名吗？ A: 当启用 Collect Guest Names 时，加一姓名会以缩进子行的形式显示在主邀请下方。当同时开启 Table Management 时，PDF 会新增 Table 列，显示每个人的具体座位分配。

Q: 我如何知道哪些宾客我已经发送过邀请？ A: 通过 WhatsApp 联系过的宾客会显示绿色背景。对于其他方式，建议使用 SMS Language 或备注系统进行记录与追踪。

Q: 宾客可以在未先添加到名单的情况下进行 RSVP 吗？ A: 对于个性化邀请，宾客必须先被添加到您的名单中，才能收到其专属的 RSVP 链接。不过，如果您启用 Registration Form feature，宾客可以通过公开链接自行登记——他们在完成表单后会被自动添加到您的宾客名单中。

Q: 如果我上传的 CSV 中包含重复宾客，会发生什么？ A: 系统会提示您存在重复项。您可以选择跳过，或更新已有记录。

Q: 我可以导入时就带上已应用的标签吗？ A: 可以。在 CSV 中添加一个 Tags 列，并使用竖线分隔标签名称（例如：Family|VIP）。任何活动中尚不存在的标签都会自动创建并使用默认颜色。完整流程请参阅 Guest Tags article。

Q: 导出宾客时会包含标签吗？ A: 会的——CSV 导出（竖线分隔名称）和 PDF 导出（在 Tags 列中以逗号分隔列表）都会包含该宾客的所有标签。您可以重新导入 CSV 以恢复标签。

Q: 如何一次性给多位宾客打标签？ A: 使用复选框选择要操作的宾客，然后在选择工具栏中点击 "Apply tags"。您可以对所有选中的宾客一次性执行添加、移除或替换标签。